Conversation Reservation Handling By Phone

Reservation     : Good Morning, Edotel Hotel, This is Reservation , May I help You ?

Guest               : Good Morning I would like to reserve a room.

Resevation      : Yes Sir,May I know What type of room would you like, and for how many person, Sir ?

Guest               : I like one suite room, just for me.

Reservation     : May I know what date you will be arriving?

Guest               : I will be arriving on 19^th  of June 2011

Reservation     : how about you will be departing?

Guest               :  22^nd of June 2011

Reservation     : Alright Sir, May I know about your nane, Sir ?

Guest               : My name is Hariyanto

Reservation     : Just A moment Mr, Hariyanto, I will check available room for that period,

Guest               : Yes Please

Reservation     : You are very lucky Sir, because one suite room still available for you , and May I explain you about room facilities and hotel fasilities ?

Guest               : Yes Please

Reservation     : In our hotel you will get jempiring room number 1. the room facilities such as privat balcony, living room, small kichen, mini bar, wardobe, television, telephone, air conditioner,bath room complete with shower, bath tub and wash basin complete with hot and cold running water. And hotel fasilities such as boga sari restaurant,meeting room, sport area,parking area, laundry, and beuty salon and spa.

                        Well,,, the room rate is Rp 350.000,00 net include breakfast. Would you like to take it ,Sir ?

Guest               : Yes I will teke it

Reservation     : May I know how about your deposit,Sir ? because it is a high season , so  you need  to pay the deposit of room.

Guest               : Ok, I will pay, how much I shoud pay ?

Reservation     : You must pay Rp 350.000,00 for one night, it that Ok ?

Guest               : Of course. If that possible , May I tranfer the payment ?

Reservation     : Sure, If you want transfer the payment, you can tranfer with BCA bank in your city, and our account is 11234560000, is that alright, Sir ?

Guest               : Ok. Thank you for you information,

Reservation     : May Repeat your Request, Sir ?

Guest               : Yes Please

Reservation     : Well, Mr. Hariyanto, you would like one suite room,and the rate is Rp 350.000,00 neet + Breakfast, you will be arriving at    19^th  of June 2011

                        Until 22^nd of June 2011,you will be pay the deposit with rekening,

                        And Would you like a somethin else ?

Guest               :  No thank, I thing it is inaft.

Reservation     : Thank you very much for you reservation. Loking forwad for your coming to our hotel. Have you have any cencellation about your reservation, please inform as soon sa possible.

Guest               : Thank you very much for your service,

Reservation     : Your Welcome.

Metode Pemesanan Kamar

      Metode atau Media Pemesanan kamar

M

edia pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak hotel. Media pemesanan kamar tersebut adalah:

a. Telephone.

Suatu cara yang paling banyak dilakukan, karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan dari tamu, serta didapat bukti karena pembicaraan tidak direkam. Sedangkan
kelemahan lain adalah jika ada pemesanan dari luar negeri dan penerima kurang dapat menangkap dialek bahasa asal penelpon akan mengalami kesulitan sehingga terjadi kesalahan dalam mengisi reservation form.

b. Letter (surat).

Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk pemesanan dalam jumlah besar (group) dengan maksud untuk pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami,
serta ada bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.

c. Telex.

Telex adalah alat pemesanan kamar yang cukup modern pada waktu itu, yaitu cepat diterima serta ada bukti, cara mengirimnya dengan menggunakan kode-kode tertentu, namun dengan perkembangan teknologi computer yang semakin canggih, para calon tamu, kebanyakan lebih suka dengan menggunakan email/fax.

d. Facsimile.

Metodepemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima, ini merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan telepon, disamping memiliki kecepatan yang sama dengan telepon namun facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya dimana kedua

belah pihak mempunyai tanda bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.

e. Computer

Penggunaan computer biasanya banyak dipergunakan pada perusahaan besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain (hotel chain). Melalui computer pemesan dapat mengetahui apakah kamar masih tersedia atau penuh.

f. Personal (langsung).

Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.

g. Telegram

Pada saat ini pemesanan kamar melalui telegram sudah jarang dilakukan . Telegram merupakan fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain melalui bawah laut

h. kabel

Cara lama untuk melakukan pemesanan kamar, sampai saat ini sudah jarang dilakukan. Pada jaman dahulu banyak dilakukan di Negara Amerika serikat.

i.    Web site

Web site merupakan salah satu Media atau metode yang di gunakan dalam pemesanan kamar. Di zaman sekarang ini Web site banyak di gunakan dalam hal pemesanan kamar karena setiap hotel sudah memiliki web site yang bertujuan agar Konsumen bila memesan kamar dapat dengan mudah mengaksesnya tanpa menuliskan alamat e-mail hotel tersebut, anda tinggal Menulis alamat web nya lalau anda sedidaknya kan mendapatkan gambaran hotel tersebut sekaligus bisa melakukan pemesanan dengan cara klik “ reserved”

   J. E-mail

   E-mail adalah salah satu cara untuk memesan kamar,hampir sama dengan web site namun Dengan Menggunakan Web site lebih praktis dibanding dengan menggunakan e-mail

Tugas & Tanggung Jawab Petugas Reservasi

 Tugas Dan Tanggung Jawab

·        Tugas  pokok seorang Petugas Pemesanan (Reservationist), yaitu :

Melakukan penerimaan pemesanan kamar ( room reservation) sehari-hari secara akurat dan efisien berdasarkan pada standard serta prosedur yang berlaku.

·        Rincian tugas dan tanggung jawab seorang petugas pemesanan (Reservationist),yaitu:

·        Menjawab Telephone yang masuk yang berhubungan dengan pemesana kamar sesuai dengan standard telephone manner yang berlaku

·        Menindak Lanjuti dan menyelesaikan pemesanan kamar yang masuk, baik yang melalui telephone, telex, facsimile, surat, telegram dan secara langsung dating ke hotel untk pemesanan.

·        Memproses pemesanan kamar secara langsung, tanpa di tunda-tunda

·        Melakukan persetujuan terhadap pemesanan kamar ataupun, melakukan penolakan di karenakan sudah fully booked ( sudah penuh di pesan)

·        Memproses dan menyelesaikan masalah pembatalan pemesanan maupun no-show ( tamu tidak jadi check-in tanpa pemberitahuan apa-apa sebelumnya).

·        Melakukan penawaran terhadap kamar yang harganya lebih tinggi pada saat menerima pemesanan kamar melalui telepon.

·        Menjelaskan kepada si pemesan tentang fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh hotel.

·        Melakukan tindakan antisipasi yang baik pada saat situasi hotel sedang over booked.

·        Mengarsip dengan baik serta menyimpan semua berkas pemesanan kamar.

·        Selalu waspada dan memperhatikan perkiraan kemampuan kamar yang ada.

·        Mengirim surat persetujuan pemesanan kamar.

Seorangpetugaspemesanankamar(Reservationist) melaporkan rincian tugas dan tangung jawabnya kepada Reservation Supervisor  atau Reservation Manager.

Pengertian & Manfaat Reservation

Reservation adalah

Suatu pemesanan kamar yang di lakukan beberapa waktu sebelumnya, yang di peroleh hotel dari berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamuakan memperoleh kamar pada waktu check-in.

A.       Manfaat Reservation

Adapun Maanfaat Pemesanan Kamar Sebagai Berikut :

1. Bagi calon tamu yang akan menginap, pemesanan kamar penting artinya untuk :

·        Penyusunan Anggota Perjalanan

·        Pengaturan Program

2. Bagi hotel yang menerima pemesanan kamar juga sangat penting artinya untuk :

·         Penyusunan rencana kegiatan

·         Perencanaan kegiatan dalam penerimaan tamu tiba

·         Perencanaan penjualan kamar

3. Bagi calon  tamu / Pemesan dan hotel pemesanan kamar merupakan suatu ikatan atau kontrak yang mengikat kedua belah pihak apabila pemesanan telah dikonfirmasi. Oleh karena itu bagi mereka yang bertugas menangani pemesanan kamar hendaknya melakukan dengan sebaik-baiknya dengan jalan :

·        Selalu meneliti kamar yang tersedia untuk di jual pada saat yang di perlukan

·        Teliti dalam menerima pemesanan kamar sehingga informasi-informasi yang yang di perlukan hotel tidak terlupakan terutama pemesanan melaului telephone,telex,dan personal

·        Teliti dalam memasukan informasi pemesanan kamar kedalam catatan pemesanan kamar seperti : chart dan sebagainya

My Profile

Hy guys,, I'm panji,,, I was born at tabanan but i live at nusa dua . . .
sometime sich,, aq bosen yg namanya internetan,, tpi bkan brarti kagax bsa,, hehe
yaa,,, sometimes aq internetamn cman bwat facebookan,browsing,and download,,,
and keseharian q cman ngkrong,futsal, buat tugas, and jarang ada di rumah,, hehe
ok guys,,, i think that's all about me,,,, Thanx